L'organisation et contrôle sur les activités des notaires dans  la Fédération de Russie

Chers participants du colloque, Bonjour !

Merci beaucoup pour l'invitation à prendre la parole en ces lieux, et pour la possibilité de discuter avec les collègues de différents pays sur l'expérience et les meilleures pratiques de l'organisation des activités notariales. 

Mon intervention se concentre sur les caractéristiques particulières du travail des  notaires, sur le système actuel de contrôle et responsabilité à l'intérieur de l'institution du notariat qui existe dans la Fédération de Russie. Ces dernières années, le notariat russe connaît une période de développement actif. D'une part,   l’étendue des compétences des notaires s'élargit, de nouveaux services électroniques appropriés apparaissent. D'autre part, la responsabilité professionnelle des membres de la profession augmente ainsi que les exigences relatives à l'organisation du travail des notaires, complétées par le cadre réglementaire et juridique.

Aujourd'hui, il existe près de 8 000 notaires en Russie, dont seulement 6  conservent le statut des notaires d'Etat. Par conséquent, aujourd'hui, presque toute la profession notariale russe  fonctionne sur le principe du modèle non fonctionnaire.

Chaque notaire est membre de l'une des 84 Chambres des notaires régionales. À son  niveau, la Chambre des notaires joue le rôle d'autorité de surveillance dans le cadre la Fédération de Russie. Depuis l’année dernière, selon le Code Civil de Russie, la Chambre notariale fédérale est dotée d’un statut juridique  indépendant. Cette décision du législateur a souligné le statut particulier octroyé à la Chambre notariale fédérale : une organisation publique à qui on a octroyé la compétence d’autorité en vertu de la loi, accomplissant ainsi des fonctions ayant un impact social.

La Chambre notariale fédérale de Russie s’occupe de la coordination et du contrôle du travail des chambres régionales. Cet ordre est établi sur les fondements de la Loi sur le Notariat.

Relativement à l’autorité de l’Etat, l’institution du Notariat se trouve dans le domaine de compétence du Ministère de la Justice de Russie. Ce ministère détermine la politique de l’Etat dans le domaine du Notariat, rédige des décrets d’application qui règlent l’activité des notaires. Ces documents comprennent « Les Règles de la rédaction et circulation des actes authentiques » qui déterminent la gestion des documents par les notaires,  ainsi que le contrôle de cette gestion. Des  autorités régionales du Ministère examinent sur place régulièrement des notaires. De tels examens peuvent être liés avec des sessions de contrôles planifiés par des représentants de la Chambre notariale de chaque chambre régionale de Russie. Si le notaire reçoit des sanctions ou qu’il est constaté des violations des règles de rédaction et de circulation des actes authentiques, des règles du Code de Déontologie, la Commission a le droit d’organiser un examen supplémentaire hors plan.

Le Code de Déontologie des notaires de Russie joue aujourd’hui un rôle important dans le système du contrôle du notariat  en fonction  en Russie. Ce document a été adopté il y a deux ans par l’Assemblée Générale des représentants des chambres régionales de l’ensemble du pays et a reçu le statut d’  « Acte règlementaire ». Les dispositions du Code ont été élaborées en prenant en considération les conditions actuelles du développement du notariat dans le pays ainsi que les normes internationales du notariat de type Latin.

Pour la première fois le Code a fixé par la loi la définition de la déontologie du notaire exactement comme une disposition réglementaire, déterminant les règles de la conduite professionnelle des notaires.

Le document contient des dispositions précises sur comment doivent être réglées les relations entre le notaire et son client, ses collègues, avec les représentants des Chambres notariales régionales, les représentants des autorités de l’Etat. Des dispositions particulières dont consacrées aux délits disciplinaires et des mesures disciplinaires prises à l’encontre des notaires : de la réprimande avec l’inscription dans le dossier privé en cas de délit isolé jusqu’à la privation des  pouvoirs en cas de violations réitérées.

Par conséquent, le Code de la Déontologie a stabilisé pour le notariat Russe le statut de l’institution en élevant le niveau de la responsabilité, et il a contribué à élever la confiance de l’Etat et de la société dans le  travail du notaire.

Une série de règles de l’organisation et du travail des études notariales sont mises en place par des décisions séparées du Conseil d’Administration de la Chambre notariale fédérale de Russie ainsi que par des actes règlementaires internes des Chambres régionales de la Russie.

A ceci s’ajoute qu’à partir de 2018, un nouveau document très important pour le notariat entrera en vigueur : le « Règlement pour l’accomplissement des activités notariales ». Ce Règlement ainsi que les fondements de la législation de Russie sur le notariat et d’autres textes règlementaires, précisent une série de phases dans la procédure d’accomplissement des activités notariales. En particulier, il réglemente pour la première fois la liste des informations dont le notaire doit s’enquérir auprès du déclarant, ainsi que des moyens de fixer de telles informations.

Des dispositions distinctes du Règlement sont consacrées  au travail du notaire avec des documents sur support électronique dans le Système informatique unifié du notariat.

L’intégration des règles précises du système de documentation électronique est en phase avec l’actualité car le notariat russe est en train de passer à l’enregistrement de toutes les activités notariales par un système informatique unifié. Le passage final se réalisera le premier janvier 2018. Cela permettra d’accélérer considérablement le travail des notaires et garantira l’authenticité des renseignements juridiquement significatifs et assurera leur protection.

Il est important de noter que le Règlement sur l’accomplissement des activités notariales a été élaboré en premier lieu dans l’intérêt des citoyens.  Cependant, il est incontestable que ce texte règlementaire représente des orientations positives évidentes dans le travail des notaires eux-mêmes. Le règlement est appelé à exclure les divergences  entre  les demandes des clients vis-à-vis des études notariales, de préciser les listes des documents demandés, et assurer une pratique applicable à tous les notaires du pays. On peut relever encore un effet du nouveau texte règlementaire : celui  de réduire les risques de la contestation des activités notariales. La responsabilité disciplinaire est prévue en cas de violation des dispositions de ce Règlement.

En dehors des sévères exigences disciplinaires et des risques élevés relatifs à la réputation  aujourd’hui au sein de la communauté professionnelle des notaires, la loi Russe a établi aussi la règle de la responsabilité patrimoniale totale du notaire. C’est-à-dire que le notaire qui a commis une erreur, est obligé de compenser les dommages – par une indemnité pécuniaire. Pour la garantie de l’exécution de telles obligations, le notariat de Russie a élaboré un système d’assurance des activités professionnelles à plusieurs niveaux. Le premier niveau du système est un contrat d’assurance individuelle de la responsabilité professionnelle du notaire. Si le montant  des dommages dépasse la limite de l’indemnité prévue par ce contrat, dans ce cas  le mécanisme l’indemnité est mise en œuvre via l’assurance collective de la Chambre régionale notariale. Les biens personnels du notaire peuvent être engagés comme source supplémentaire de fonds pour des remboursements.

En outre un Fond spécial a été établi par la Chambre notariale fédérale de Russie pour la garantie sans plafond de dommages.  Depuis ces deux dernières années, le Fonds est cours de constitution via un financement par des cotisations des membres de la communauté notariale. À partir du premier janvier  2018, les ressources du fond pourront être utilisées pour indemniser les dommages.

Grace au système d’assurance  actuel, le notariat est une institution juridique unique en Russie, car ses représentants assument la responsabilité patrimoniale complète pour les effets de leurs activités professionnelles.

Il est  certain  que le contrôle approprié du niveau de la qualification des membres de la communauté notariale joue un rôle important dans l’organisation efficace du notariat dans le pays. Ces dernières années, les conditions d’accès à la profession sont devenues plus compliquées et on a introduit un règlement relatif à la formation continue pour les notaires actifs. Tout cela souligne encore une fois le statut particulier de la profession de notaire comme juriste très  qualifié avec un niveau très élevé de responsabilité.

Merci pour votre attention !