公证员对我国加入《取消外国公文书认证要求的公约》后有关知识的应知应懂
云南省公证协会
2023年3月8日，我国向《取消外国公文书认证要求的公约》（以下简称《公约》）保管机关荷兰外交部递交加入书，标志着我国正式加入《公约》，《公约》于2023年11月7日对我国生效。为了使公证人员知悉《公约》的相关知识、信息，更好地服务相关涉外公证当事人，现将《公约》内容提示如下。
一、《公约》主要内容
《公约》由第八届和第九届海牙国际私法会议成立专门委员会起草，并于1961年10月5日在荷兰海牙通过，荷兰外交部成为公约保管机关。根据海牙国际私法会议官网显示，目前共有 125个国家或地区原始缔约、批准或加入公约，包括欧盟各国、美国、日本、韩国、澳大利亚、俄罗斯等。
《公约》由序言、正文和附件三部分组成。序言部分阐明公约的目的是“愿意取消外国文书须经外交或领事的认证”。正文部分共15条，分别就文书的定义、认证的定义、附加证明书制度、公约与其他有关条约、公约或协定的关系及公约的批准、生效、加入等作了具体规定。附件部分为附加证明书的示范格式，以便缔约国参照使用。依据该《公约》所进行的公文书跨国使用认可方式即称为“海牙认证”。
（一）海牙认证
目前国际上广为适用的认证方式主要为领事认证与海牙认证（又称为附加证明书认证）两种。两种认证方式均为对文书签字或印章作出真实性认定，而不对文书内容本身的真实性合法性负责。
领事认证是认证制度中的传统认证方式之一，指一国外交、领事机构及其授权机构在公文书或其他证明文书上，确认文书最终签署人的身份及其签字和印章真实性的一种活动。目前中国的领事认证被称为“双认证”，以中国公证文书送往外国使用为例，该公文书需要先由我国外事部门认证我国公证机构的印章和公证员的签名属实后，再由文书使用目的国驻华使领馆认证公证文书上我国外事部门的印章属实。
海牙认证则采用附加证明书制度，免除了传统的领事认证手续，不需要文书签发国和文书使用国的领事认证手续，仅需要缔约方政府指定的主管机关对文书签发附加证明书即可起到各缔约国认可的认证效力。文书加贴附加证明书后，无需其他认证手续即可在《公约》成员国之间流转。
（二）各缔约国负责海牙认证的主管机关
《公约》第6条规定:“缔约应根据其机关的官方职责，指定有权签发第三条第一款所指附加证明书的主管机关。”即负责办理海牙认证的主管机关，由各个成员国自行决定。主管机关的职能主要一般包括：验证公文书的出处；按照公约示范格式的要求、并依文书关系人（文书签字人或任何文书持有人）的请求而签发附加证明书；在登记簿中记录其签发证明书的情况，并对该记录加以保存，以便核查。
一般而言，海牙认证由缔约国的外交部、最高法院或州政府统一出具。不同国家的海牙认证由不同的部门出具，如高等法院、法务局、国务院、外交部认证办公室、外交贸易部等。根据中国加入《公约》的声明，“指定‘外交部’为中国内地的海牙认证签发机关，经外交部授权，各省、自治区、直辖市人民政府‘外事办公室’可以对本行政区域内的公文出具证明”。需要注意的是，《公约》不会在中国与中国不承认拥有主权的缔约国家或地区之间适用。
（三）海牙认证的适用公文书范围
根据《公约》第1条的规定公约所适用的公文书包括以下四项内容：
1. 与一国法院或法庭有关的机关或官员发出的文书，包括检察官、法院书记官以及执行员发出的文书。这里的法院或法庭一般作广义理解，包括司法法院、行政和宪法法院或法庭，宗教法院或法庭。
2. 行政文书。典型的行政文书包括出生、死亡和婚姻证明，公司登记、财产登记、人口登记、知识产权登记，教育证书、许可证书、医疗和健康证书；刑事犯罪和警察记录等。
3. 公证书。在大多数普通法系国家，公证为一种法律职业，是公证机构或公证人以官方身份证明一定事实的活动。公证书即为由当地公证机构或国际公证人出具的、记录一定事实发生的证明活动的文书。
4. 附加于私署文件之上的官方证明书，如登记批准书、日期签证及签字证明书。附加于私署文件之上的官方证明书不是指以私人身份作成的处理私人事务的文书本身，而是指附在其上的官方证明书。如对某个文件的注册或其在某日存在的事实进行记录的官方证书以及对签字的官方证明和公证证明。而能否对个人以私人身份签署的文件发出官方证明书，则由原始国的法律决定。
5. 《公约》排除适用于以下文书：
（1）外交或领事机构办理的文书；根据《维也纳领事关系公约》第5条的规定，一国驻他国的外交或领事机关具有其本国的公证职能。实践中，外交或领事人员做成的文书真实性本身就得到各国认可，即被视为已经证明的文书，不需要经过再次认证。故该类文书的认证没必要适用《公约》。
（2）与商业或海关事务有直接有关的行政文件。根据世界贸易组织简化认证的要求。如签发国最常用的原产地证书或进出口许可证，在实践中往往不需要对这类文书的签字或盖章进行认证，而需要进一步对实质内容进行核实。故该类文书的认证没必要适用《公约》。
（四）关于“公文书”的理解
根据《公约》的立约意图及相关报告，为了尽可能使更多文书受益于公约的简化程序，公文书的概念应采取广义解释。“除以私人身份签署的文件外的所有文件”，即任何由机关或个人基于官方身份所办理的文书，都属于公文书。但是对“私人身份”和“官方身份”的判断，由文书出具国的法律决定。
由于《公约》的适用文书范围采取的是非详尽列举的方式，实践中适用公约的公文书的范围目前在不断扩张。实践中，有学者认为，就公文书的载体而言，包括公文书的文件副本；就文书的类别而言，包括引渡请求；就文书发出主体而言，包括医生、宗教机构行使相关职能时发出的文书；就文书的语言而言，不限于本国语言的文书。但是，以上扩张的范围具体能否被认定为公文书仍然由文书发出国的法律决定，能否被接受则由文书使用国法决定。
对于未加入《公约》的国家之间的文书跨境往来，以及私文书的跨境流动，仍然需要领事认证。由于我国并没有明确对公私文书的划分，两者间界限较为模糊，对其理解仍然可以从“私人身份”和“官方身份”的判断入手，即私文书指“私人身份”作出的文书。即使以私人身份直接作出的文书，不能适用附加证明书，但是私文书在一定情形下也可通过公证转化为公文书，从而适用《公约》。
二、海牙认证的程序
《公约》有两个核心内容，一是“取消”——取消领事认证，二是“附加”——附加证明书，附加证明书也就是常说的加签。相较于领事认证，海牙认证更为简便、快捷。
（一）领事认证一般程序
传统的领事认证程序如图1所示，多步式办理，繁琐复杂。申请人在获得证实文书内容属实的公证或其他证明后，还需要经历多次认证流程，包括出具国外交部或其他授权机关办理领事认证，再由使用国驻出具国使领馆办理领事认证。
（二）海牙认证程序
《公约》缔约国之间的认证程序如图2所示，简化流程，大致为：有公文书跨境流动需求时，出具国获取公文书，出具国主管机关认证公文书签字和印鉴属实后签发附加证明书，便用目的国使用公文书。
需要注意的是，海牙认证仅对文书上的印鉴或签名的真实性、文书签署人签署时的身份作出证明。如何认定公文书的内容真实性，仍然需要由出具国的法律法规规定。
（三）附加证明书的内容
附加证明书包含10个要素。前4项为文书相关信息，后6项为证明信息。具体包括文书出具国；签署人；签署人身份；印鉴名称；签发地；签发日期；签发人；附加证明书编号；签发机关印鉴；签名。
《公约》第7条规定，制作附加证明书的主管机关应备有登记册或卡片索引以记录所签发的附加证明书，并详细列明：（一）附加证明书的编号和日期；（二）公文书签署人的姓名及其签署时的身份；无签名文书上印鉴机关的名称。签发证书机关经任何利害关系人的请求，应核实证书上所载的细节是否同登记册或卡片索引上所载的相符。
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